Tylko dobrze przygotowana oferta zainteresuje zagranicznego odbiorcę Print

12.05.2009 / komentarz: Józef Banach; autor: Michał Kołtuniak / Rzeczpospolita/ Dobra Firma


Propozycja sprzedaży towarów lub usług powinna być jak najbardziej precyzyjna i jednocześnie krótka. Ma zainteresować kontrahenta i umożliwić szybkie zapoznanie się z nią

 

Nikt nie będzie czytał elaboratów o naszej firmie i jej produktach przy pierwszym kontakcie. Jeżeli oferta będzie długa, zagmatwana i w kilku zdaniach nie będzie prezentować naszego stanowiska, to najprawdopodobniej wyląduje w koszu. Natomiast jeżeli kontrahent będzie nią zainteresowany, to sam zgłosi się po dodatkowe informacje o naszym przedsiębiorstwie. Wychodząc z takiego założenia, trzeba przygotować ofertę w sposób jak najprostszy i jak najbardziej przejrzysty.

 

Z drugiej jednak strony warto pamiętać, że jej złożenie (wysłanie do adresata) wywołuje określone skutki prawne, przed którymi trudno będzie się uchylić. W szczególności na podstawie samego przyjęcia oferty może dojść do podpisania kontraktu. Będziemy go musieli wtedy wykonać zgodnie z propozycjami złożonymi w ofercie (np. co do ceny, asortymentu, jakości, ilości oraz warunków dostawy). Stanie się tak, jeżeli oferta zawiera pewne minimum informacji. Zgodnie z kodeksem cywilnym (art. 66) oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Dlatego w przypadku oferty dotyczącej sprzedaży wystarczy, że będzie ona tak naprawdę wskazywać osoby sprzedającego i kupującego, przedmiot transakcji i jego cenę.

 

W Polsce kwestie związane ze złożeniem oferty i jej przyjęciem regulują przede wszystkim art. 66 – 70 k.c. Jednak w przypadku handlu zagranicznego trzeba pamiętać, że mogą one mieć ograniczone zastosowanie. W wielu przypadkach w ich miejsce wejdą bowiem przepisy konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów.

 

Prawo międzynarodowe

 

Zgodnie z przywołaną konwencją propozycja zawarcia umowy skierowana do jednej lub wielu określonych osób stanowi ofertę, jeżeli jest wystarczająco precyzyjna i wskazuje, że oferent umowy, w razie jej przyjęcia, ma zamiar być nią związany. Co istotne propozycja zostanie uznana za wystarczająco precyzyjną, jeżeli wskazuje towary oraz w sposób wyraźny lub dorozumiany określa lub pozwala ustalić ich ilość i cenę. Taka oferta staje się skuteczna z chwilą dotarcia do adresata. Jeżeli ten ją akceptuje i poinformuje o tym oferenta, takie przyjęcie staje się skuteczne z chwilą, gdy akceptacja ta dotrze do firmy wysyłającej ofertę. W ten sposób może dojść do zawarcia umowy na warunkach określonych w ofercie. Datę jej zawarcia wyznacza dzień dotarcia akceptacji. Miejscem podpisania umowy będzie to miejsce, w którym oferent otrzymał akceptację.

 

Co i kiedy można zmienić

 

Wątpliwości może budzić kwestia wprowadzenia zmian do oferty przez jej adresata. Czy w sytuacji, gdy oświadcza on, że przyjmuje ofertę, ale jednocześnie zmienia jej pewne elementy, obowiązuje tekst pierwotny czy z modyfikacjami?

 

Konwencja rozróżnia tutaj dwie sytuacje. W zależności od tego, czy modyfikacje dotyczą istotnych elementów czy tych o mniejszym znaczeniu, mamy dwa rygory prawne. I tak, co do zasady, odpowiedź na ofertę zawierająca uzupełnienia, ograniczenia lub inne zmiany oznacza odrzucenie oferty i stanowi tym samym kontrofertę.
Jeżeli jednak uzupełnienia nie powodują zasadniczej zmiany warunków oferty, traktowana jest ona jako przyjęta. W tej sytuacji będzie obowiązywać jej zmodyfikowana wersja, chyba że oferent niezwłocznie sprzeciwi się modyfikacjom. W praktyce problem może budzić kwestia, które elementy uznać za zasadnicze, a które za mało istotne. Na szczęście konwencja daje przynajmniej częściową odpowiedź na to pytanie, stanowiąc, że dodatkowe lub odmienne warunki dotyczące ceny, warunków płatności, jakości i ilości towarów, miejsca i czasu dostawy, zakresu odpowiedzialności jednej ze stron lub sposobu rozstrzygania sporów uważa się za zmieniające ofertę w sposób zasadniczy. Tym samym ich wprowadzenie skutkuje stworzeniem nowej propozycji.

 

Czas na przyjęcie

 

Jeżeli oferta staje się dla wysyłającego wiążąca, to powinien on pozostawać w stanie gotowości do realizacji kontraktu. W każdej chwili musi wyprodukować określoną w propozycji ilość towaru i dostarczyć ją po określonej cenie. Stawia go to w niepewnej sytuacji co do terminu, w którym gotowość ta powinna być utrzymana. Dlatego w ofercie najlepiej wyraźnie określić termin jej ważności. Jakiekolwiek zamówienie otrzymane po upływie tego terminu nie będzie dla nas wiążące, nawet jeżeli z dokumentu będzie wynikało, że został wysłany w terminie (opóźnienie w dostarczeniu wynika np. z błędu poczty). W tej sytuacji i tak będziemy mogli się zwolnić z naszego zobowiązania, jeżeli poinformujemy adresata, że jego akceptacja wpłynęła po terminie. W przeciwnym wypadku, czyli gdy nie ma wyraźnego terminu, adresat oferty powinien udzielić odpowiedzi w rozsądnym czasie, uwzględniając okoliczności danej transakcji (stopień komplikacji, nieznany rynek), w tym szybkość środków komunikacji, z których skorzystał oferent.
Jak nietrudno się domyślić, zapis o „rozsądnym terminie” może w praktyce budzić spory. Dla jednych będzie to oznaczać tydzień czy dwa, dla innych trzy miesiące. Dlatego lepiej uniknąć takich wątpliwości, precyzując ten termin. Musi on uwzględniać możliwości firmy, ale nie powinien być zbyt krótki, gdyż oferta może być potraktowana jako niepoważna.

 

Józef Banach - partner w kancelarii InCorpore Banach Iniewski Stradomski

 

Wiedeńska konwencja o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów stanowi, że oferta staje się skuteczna z chwilą dotarcia do adresata. Cofnąć skutecznie ofertę można tylko wtedy, gdy oświadczenie o wycofaniu dotrze do adresata wcześniej lub w tym samym czasie co sama oferta. Odwołać ofertę można, jeżeli odwołanie dotarło do adresata, zanim wysłał on oświadczenie o przyjęciu oferty.

 

Jest to jednak niemożliwe, jeżeli określono w ofercie termin do jej przyjęcia lub w inny sposób określono lub uznano jej nieodwołalność. Oświadczenie lub inne postępowanie adresata oferty wyrażające jego zgodę na ofertę stanowi jej przyjęcie. Pamiętać jednakże należy, że milczenie lub brak działania same w sobie nie stanowią przyjęcia oferty.